Письмо Минфина России от 17.03.2023 № 02-07-10/23336 "О формировании учреждением Заявки-обоснования закупки товаров, работ, услуг малого объема (ф. 0504518) и Отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520)"

В силу положений постановления Правительства Российской Федерации от 30.06.2004 № 329 "О Министерстве финансов Российской Федерации" в Министерстве финансов Российской Федерации не рассматриваются по существу обращения по оценке конкретных хозяйственных ситуаций.

Вместе с тем, по мнению Департамента, необходимо отметить следующее.

Унифицированные формы Заявки-обоснования закупки товаров, работ, услуг малого объема (ф. 0504518) (далее - Заявка-обоснование (ф. 0504518)) и Отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) (далее - Отчет о расходах (ф. 0504520)) установлены приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30.03.2015 № 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению" (далее - Приказ № 52н, Методические указания).

Согласно Методическим указаниям указанные формы документов составляются в форме электронных документов, подписанных квалифицированной электронной подписью.

Заявка-обоснование (ф. 0504518) формируется работником учреждения (подотчетным лицом) при осуществлении закупки товаров, работ, услуг малого объема для собственных хозяйственных нужд учреждения в соответствии с планом-графиком. Заказчики осуществляют закупки товаров, работ, услуг малого объема для обеспечения государственных и муниципальных нужд с применением информационного ресурса и в соответствии с Законом о контрактной системе.

Утвержденной Заявкой-обоснованием (ф. 0504518) определяются состав и стоимость закупки. Для осуществления указанной закупки определенная в Заявке-обосновании (ф. 0504518) сумма денежных средств выдается подотчетному лицу учреждения.

Следует отметить, что в подразделе 1.2 "Отчет о расходах на закупку товаров, работ, услуг малого объема" раздела 1 "Авансовый отчет" Отчета о расходах (ф. 0504520) отражаются сведения о расходах, указанных в Заявке-обосновании (ф. 0504518). Отчет о расходах (ф. 0504520) формируется в форме электронного документа на основании Заявки-обоснования (ф. 0504518), соответствующие позиции указанных документов должны быть идентичны.

Корректировка показателей, отраженных в подразделе 1.2 "Отчет о расходах на закупку товаров, работ, услуг малого объема", допускается в графах 9 - 11 (количество, цена за единицу, сумма) только в случае уменьшения показателей.