Организация деятельности и функции контрактной службы

Согласно ч. 3 ст. 38 закона о контрактной системе, контрактная служба действует в соответствии с положением (регламентом), разработанным и утвержденным на основании типового положения (регламента), утвержденного федеральным органом исполнительной власти по регулированию контрактной системы в сфере закупок, которым является Минэкономразвития России. Типовое положение (регламент) о контрактной службе утверждено приказом Минэкономразвития России от 29 октября 2013г. №63.

Впервые предусмотренное в законодательстве о государственных и муниципальных закупках требование о создании контрактной службы влечет за собой необходимость решения ряда организационных и правовых вопросов.

Так, в соответствии с типовым положением (регламентом), контрактная служба создается государственным и муниципальным заказчиком либо бюджетным учреждением, осуществляющим закупки за счет субсидий, предоставленных из бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, и иных средств, в соответствии с требованиями закона о контрактной системе, за исключением случаев, предусмотренных частями 2 и 3 ст. 15 (далее – заказчик). Речь идет о следующих исключениях:
1) закупки, осуществляемые за счет передаваемых гражданами, юридическими лицами, в том числе иностранными, международными организациями грантов, субсидий (грантов), предоставляемых на конкурсной основе из соответствующих бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, если условиями, определенными грантодателями, не установлено иное;
2) в случае привлечения бюджетным учреждением на основании договора в ходе исполнения контракта иных лиц для поставки товара, выполнения работы или оказания услуги, необходимых для исполнения предусмотренных контрактом обязательств данного учреждения;
3) осуществление закупок за счет средств, полученных в результате иной приносящей доход деятельности (за исключением средств, полученных на оказание и оплату медицинской помощи по обязательному медицинскому страхованию).

В указанных случаях бюджетное учреждение вправе самостоятельно решить, распространяется ли на такие закупки действие закона о контрактной системе или федерального закона от 18 июля 2011 года № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц». Вместе с тем условием выбора бюджетным учреждением действия закона №223-ФЗ является обязанность бюджетного учреждения разработать положение о закупках в соответствии с правилами, установленными законом №223-ФЗ, и разместить данный документ до начала года в единой информационной системе. Принятое решение не может быть изменено в текущем году.

Заказчик вправе создать контрактную службу и в случае, если совокупный годовой объем закупок заказчика в соответствии с планом-графиком не превышает 100 млн рублей.

Таким образом, если годовой объем закупок не превышает 100 млн рублей, создание контрактной службы возможно в соответствии с одним из следующих вариантов: путем создания структурного подразделения либо без создания отдельного структурного подразделения путем утверждения заказчиком постоянного состава работников заказчика, выполняющих функции контрактной службы.

В соответствии с типовым положением (регламентом) о контрактной службе, заказчик утверждает положение (регламент) о контрактной службе, в котором определяет структуру и численность контрактной службы, которая не может составлять менее двух человек.

Положением (регламентом) о контрактной службе заказчика может быть установлено, что работники контрактной службы заказчика не могут быть членами комиссии по осуществлению закупок заказчика.

В случае если контрактная служба создается как отдельное структурное подразделение, ее возглавляет руководитель структурного подразделения, назначаемый на должность приказом руководителя заказчика либо уполномоченного лица, исполняющего его обязанности.

Контрактную службу, которая создается как контрактная служба без образования отдельного подразделения, возглавляет один из заместителей руководителя заказчика.

Руководитель контрактной службы определяет должностные обязанности и персональную ответственность работников контрактной службы, распределяя определенные положением (регламентом) о контрактной службе функциональные обязанности между работниками.

Создание контрактной службы, работники которой, в соответствии с требованием закона о контрактной системе (ч. 6 ст. 38), должны иметь высшее образование или дополнительное профессиональное образование в сфере закупок, обусловлено тем, что государственные и муниципальные заказчики, которыми выступают государственные и муниципальные органы, государственные и муниципальные казенные учреждения, помимо основной деятельности стали осуществлять новую – закупочную, которую по ее правовой природе можно рассматривать как хозяйственно-управленческую. Данный вид деятельности не направлен на систематическое извлечение прибыли, как предпринимательская деятельность. Целью закупочной деятельности является обеспечение федеральных нужд, нужд субъектов Российской Федерации и муниципальных нужд (ст. 13 закона о контрактной системе).

В своей деятельности работники контрактной службы руководствуются Конституцией Российской Федерацией, а также гражданским и бюджетным законодательством, нормативными правовыми актами о контрактной системе, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, положением (регламентом) о контрактной службе заказчика. Основные положения о функциях и полномочиях контрактной службы содержатся в законе о контрактной системе и детализируются в типовом положении (регламенте) о контрактной службе. Контрактная служба, контрактный управляющий планирует закупки, осуществляет выбор способа определения поставщика (подрядчика, исполнителя) и управление контрактами на всем протяжении их действия, начиная с заключения и заканчивая исполнением.

Вне зависимости от варианта создания контрактной службы ее руководитель определяет должностные обязанности и персональную ответственность работников контрактной службы, распределяя определенные положением (регламентом) о контрактной службе функциональные обязанности между работниками. В соответствии с ч. 2 ст. 12 закона о контрактной системе, должностные лица заказчика несут персональную ответственность за соблюдение требований, установленных законодательством и иными нормативными правовыми о контрактной системе. Любой участник закупки, а также осуществляющие общественный контроль общественные объединения, объединения юридических лиц, в соответствии с законодательством Российской Федерации, имеют право обжаловать в судебном порядке или в порядке, установленном федеральным законом, в контрольный орган в сфере закупок действия (бездействие) должностных лиц контрактной службы, если такие действия (бездействие) нарушают права и законные интересы участника закупки (п.18 типового положения (регламента) о контрактной службе).

В типовом положении (регламенте) установлены принципы создания и функционирования контрактной службы, которые в основном совпадают с принципами контрактной системы, установленными ст. 7 закона о контрактной системе. В соответствии с п.7 типового положения (регламента), такими принципами являются:
1) привлечение квалифицированных специалистов, обладающих теоретическими и практическими знаниями и навыками в сфере закупок;
2) свободный доступ к информации о совершаемых контрактной службой действиях, направленных на обеспечение государственных и муниципальных нужд, в том числе способах осуществления закупок и их результатах;
3) заключение контрактов на условиях, позволяющих наиболее эффективно достичь заданных результатов обеспечения государственных и муниципальных нужд;
4) достижение заказчиком заданных результатов обеспечения государственных и муниципальных нужд.

Функции и полномочия контрактной службы подробно определены в типовом положении (регламенте) и распределены по стадиям закупок: полномочия на стадии планирования (подп. 1 п. 13, вступает в силу с 1 января 2015 года); полномочия определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей – подп. 2 п. 13); полномочия при исполнении, изменении и расторжении контракта (подп. 3 п.13) и иные, как сказано в п.14 типового положения (регламента), полномочия.

При планировании закупок контрактная служба разрабатывает план закупок, осуществляет подготовку изменений в него, размещает в единой информационной системе план закупок и внесенные в него изменения; обеспечивает подготовку обоснования закупки при формировании плана закупок; разрабатывает план-график, осуществляет подготовку изменений для внесения в план-график, размещает в единой информационной системе план-график и внесенные в него изменения; организует утверждение плана закупок, плана-графика; определяет и обосновывает начальную (максимальную) цену контракта, цену контракта, заключаемого с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем) при формировании плана-графика закупок и др.

При определении поставщиков (подрядчиков, исполнителей) наиболее важными функциями и полномочиями контрактной службы являются выбор способа определения поставщика (подрядчика, исполнителя); осуществление подготовки извещений об осуществлении закупок, документации о закупках (за исключением описания объекта закупки), проектов контрактов; подготовка описания объекта закупки в документации о закупке; проверка соответствия требованиям, установленным в соответствии с законодательством Российской Федерации к лицам, осуществляющим поставку товара, выполнение работы, оказание услуги, являющихся объектом закупки; привлечение экспертов, экспертных организаций; обеспечение согласования применения закрытых способов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей) в установленном порядке; обеспечение заключения контрактов; организация включения в реестр недобросовестных поставщиков (подрядчиков, исполнителей) информации об участниках закупок, уклонившихся от заключения контрактов, и др.

При исполнении, изменении, расторжении контракта контрактная служба обеспечивает приемку поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги, а также отдельных этапов поставки товара, выполнения работы, оказания услуги; организует оплату поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги, а также отдельных этапов исполнения контракта; организует проведение экспертизы поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги, привлекает экспертов, экспертные организации; в случае необходимости обеспечивает создание приемочной комиссии для приемки поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги, результатов отдельного этапа исполнения контракта; подготавливает документ о приемке результатов отдельного этапа исполнения контракта, а также поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги; размещает в единой информационной системе или до ввода в эксплуатацию указанной сис темы на официальном сайте Российской Федерации в сети «Интернет» отчет, содержащий информацию об исполнении контракта, о соблюдении промежуточных и окончательных сроков исполнения контракта, о ненадлежащем исполнении контракта (с указанием допущенных нарушений) или о неисполнении контракта и о санкциях, которые применены в связи с нарушением условий контракта или его неисполнением, об изменении или о расторжении контракта в ходе его исполнения, информацию об изменении контракта или о расторжении контракта, за исключением сведений, составляющих государственную тайну, и др.

К иным полномочиям контрактной службы, согласно п. 14 типового положения (регламента), относятся: – организация в случае необходимости консультации с поставщиками (подрядчиками, исполнителями) и участие в таких консультациях в целях определения состояния конкурентной среды на соответствующих рынках товаров, работ, услуг, определения наилучших технологий и других решений для обеспечения государственных и муниципальных нужд; – организация обязательного общественного обсуждения закупки товара, работы или услуги, по результатам которого в случае необходимости готовятся изменения для внесения в планы закупок, планы-графики, документацию о закупках или обеспечение отмены закупки; – участие в утверждении требований к закупаемым заказчиком отдельным видам товаров, работ, услуг (в том числе предельным ценам товаров, работ, услуг) и (или) нормативным затратам на обеспечение функций заказчика и размещение их в единой информационной системе; – участие в рассмотрении дел об обжаловании действий (бездействия) заказчика, в том числе обжаловании результатов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей), и подготовка материалов для осуществления претензионной работы; – разработка проектов контрактов, в том числе типовых контрактов заказчика, типовых условий контрактов заказчика; – проверка банковских гарантий, поступивших в качестве обеспечения исполнения контрактов, на соответствие требованиям закона; – информирование в случае отказа заказчика в принятии банковской гарантии об этом лица, предоставившего банковскую гарантию, с указанием причин, послуживших основанием для отказа; – организация осуществления уплаты денежных сумм по банковской гарантии в случаях, предусмотренных законом; – организация возврата денежных средств, внесенных в качестве обеспечения исполнения заявок или обеспечения исполнения контрактов. В целом можно сказать, что контрактная служба выполняет почти все возложенные на заказчика обязанности и при этом наделена правами заказчика при осуществлении закупочной деятельности. Так, на контрактную службу, согласно типовому положению (регламенту), не возложена обязанность заказчика следить за исполнением поставщиком (подрядчиком, исполнителем) условий контракта (ст. 101 закона о контрактной системе).

Вместе с тем необходимо отметить, что, в соответствии со ст. 40 закона о контрактной системе, заказчик вправе привлечь для выполнения отдельных функций специализированную организацию, но только по определению поставщика (подрядчика, исполнителя) путем проведения конкурса или аукциона. В ст. 40 определяется примерный перечень передаваемых заказчиком функций специализированной организации: разработка конкурсной документации, документации об аукционе, в том числе для разработки размещения в единой информационной системе извещения о проведении открытого конкурса, конкурса с ограниченным участием, двухэтапного конкурса или электронного аукциона, направления приглашений принять участие в закрытом конкурсе, закрытом конкурсе с ограниченным участием, закрытом двухэтапном конкурсе или в закрытом аукционе, выполнения иных функций, связанных с обеспечением проведения определения поставщика (подрядчика, исполнителя). Однако наиболее важные вопросы – создание комиссии по осуществлению закупок, определение начальной (максимальной) цены контракта, предмета и существенных условий контракта, утверждение проекта контракта, конкурсной документации, документации об аукционе и подписание контракта осуществляются заказчиком.

Кроме того, необходимо отметить, что в законе о контрактной системе предусмотрены различные варианты централизации закупок, т.е. передача части или всех функций и полномочий контрактной службы уполномоченному органу (органам), уполномоченному учреждению или учреждениям (ст. 26). В таких случаях контрактная служба осуществляет только функции и полномочия, не переданные соответствующему уполномоченному органу, уполномоченному учреждению. При этом контрактная служба, контрактный управляющий несут ответственность в пределах осуществляемых ими полномочий.

Наделив контрактную службу полномочиями по планированию и осуществлению закупок, типовое положение вместе с тем возложило на работников контрактной службы обязанности, в том числе: – не допускать разглашения сведений, ставших им известными в ходе проведения процедур определения поставщика (подрядчика, исполнителя), кроме случаев, прямо предусмотренных законодательством Российской Федерации; – не проводить переговоров с участниками закупок до выявления победителя определения поставщика (подрядчика, исполнителя), кроме установленных случаев; – привлекать в случаях, в порядке и с учетом требований, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации, к своей работе экспертов, экспертные организации. Четкое определение функций и полномочий контрактной службы, установление требований к квалификации ее работников, будем надеяться, позволит обеспечить реализацию установленных типовым положением (регламентом) о контрактной службе принципов создания и функционирования контрактной службы.

Опубликовано: Аукционный вестник, 2014, № 173