Письмо Минфина России от 30.06.2025 № 02-07-08/63640 "О документальном подтверждении наличия начисленной поставщику (подрядчику, исполнителю) и неуплаченной суммы неустоек (штрафов, пеней) по контракту в целях их списания заказчиком"

В соответствии с Положением о Министерстве финансов Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30.06.2004 № 329, Министерство финансов Российской Федерации является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере бюджетной деятельности, однако Министерству финансов Российской Федерации не предоставлено право официального толкования законодательных или иных нормативных правовых актов, практик их применения, а также оценки конкретных хозяйственных операций.

Вместе с тем Департамент обращает внимание на следующее.

Согласно пункту 4 Правил списания сумм неустоек (штрафов, пеней), начисленных поставщику (подрядчику, исполнителю), но не списанных заказчиком в связи с неисполнением или ненадлежащим исполнением обязательств, предусмотренных контрактом, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 04.07.2018 № 783 (далее - Правила), списание начисленных и неуплаченных сумм неустоек (штрафов, пеней) осуществляется на основании учетных данных заказчика, имеющих документальное подтверждение. Заказчик в целях списания начисленных и неуплаченных сумм неустоек (штрафов, пеней) обеспечивает сверку расчетов с поставщиком (подрядчиком, исполнителем) по начисленным и неуплаченным суммам неустоек (штрафов, пеней).

В случае если поставщик (подрядчик, исполнитель) не подтвердил наличие начисленной и неуплаченной суммы неустоек (штрафов, пеней), принятие решения об их списании не допускается (пункт 7 Правил).

Текст документа приведен в соответствии с оригиналом.

Таким образом, в целях принятия заказчиком о списании начисленных и неуплаченных сумм неустоек (штрафов, пеней) необходимо подтвердить поставщиком (подрядчиком, исполнителем) наличие начисленной и неуплаченной суммы неустоек (штрафов, пеней). При этом требований к порядку оформления сверки расчетов с поставщиком (подрядчиком, исполнителем) по начисленным и неуплаченным суммам неустоек (штрафов, пеней) положениями Правил не установлено.

В соответствии с частью 1 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон № 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Согласно части 4 статьи 9 Закона № 402-ФЗ формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются Министерством финансов Российской Федерации в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации в рамках единой методологии бюджетного учета и составления, представления бюджетной отчетности.

Вместе с тем следует учитывать, что согласно пункту 1 части 13 статьи 94 Федерального закона "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" (далее - Закон № 44-ФЗ) при исполнении контракта, заключенного по результатам проведения электронных процедур, закрытых электронных процедур (за исключением закрытых электронных процедур, указанных в данной части), поставщик (подрядчик, исполнитель) в срок, установленный в контракте, формирует с использованием единой информационной системы в сфере закупок (далее - ЕИС), подписывает и размещает в ЕИС документ о приемке.

Кроме того, в случае обмена документами при применении мер ответственности и совершении иных действий в связи с нарушением поставщиком (подрядчиком, исполнителем) или заказчиком условий контракта в отношении контракта, заключенного по результатам электронных процедур, закрытых электронных процедур, такой обмен осуществляется с использованием ЕИС путем направления электронных уведомлений. Такие уведомления формируются с использованием ЕИС, подписываются усиленной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени заказчика, поставщика (подрядчика, исполнителя), и размещаются в ЕИС без размещения на официальном сайте (часть 16 статьи 94 Закона № 44-ФЗ). Порядок формирования и применения Акта приемки товаров, работ, услуг (далее - Акт приемки (ф. 0510452)) определен пунктами с 64.19 по 64.28 Методических указаний по формированию и применению унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, утвержденных приказом Министерства финансов Российской Федерации от 15.04.2021 № 61н (далее - Методические указания, Приказ № 61н).

В случае наличия количественного и (или) качественного расхождения, а также несоответствия ассортимента принятых товаров, работ, услуг сопроводительным документам отправителя (поставщика) Акт приемки (ф. 0510452) с приложением документов (транспортных накладных и других сопроводительных документов) передается в соответствующее структурное подразделение, уполномоченное для направления претензионного письма поставщику (подрядчику).

В этой связи, по мнению Департамента, подтверждение (подписание) сторонами контракта Акта приемки (ф. 0510452) с приложением к нему документов, определяющих размер предъявляемых сумм неустойки (включая обоснование (расчет) сумм неустойки), является достаточным для целей документального подтверждения факта предъявления неустойки (наличия неуплаченной неустойки (задолженности)).

Необходимо отметить, что пунктом 64.178 методических указаний установлено, что Акт сверки расчетов (ф. 0510477) (далее - Акт (ф. 0510477)) применяется субъектом учета для отражения результатов сверки расчетов с должником (кредитором) в целях фиксации задолженности (например, при предъявлении исковых требований, урегулировании задолженности по договору (соглашению), если такое требование установлено заключенным договором (соглашением) или актами Правительства Российской Федерации).

Акт (ф. 0510477) может применяться при сверке субъектом учета расчетов: с контрагентами по документам-основаниям на поставку товаров, оказание услуг, выполнение работ; по администрируемым доходам (за исключением доходов, администрируемых ФНС России).

Учитывая изложенное, для целей, обозначенных в Письме, возможно применение Акта (ф. 0510477) как самостоятельного документа, так и прилагаемого к Акту приемки (ф. 0510452).